Organiser une assemblée générale est une formalité obligatoire pour un dirigeant. L’avenir de la société en dépend. Par conséquent, il est indispensable de prendre en compte les dispositions légales avant de convoquer les actionnaires et les associés. À noter qu’il existe des règles et des étapes à suivre pour pouvoir réussir une AG annuelle.
Convoquer l’AG en fonction des dispositions légales
Pour le chef d’entreprise, l’assemblée générale reste le meilleur moyen d’obtenir l’approbation des comptes annuels et d’effectuer le rapport de gestion. Les associés et les participants pourront ainsi donner leurs avis. Le remplacement et la nomination d’un dirigeant seront délibérés par l’AG par le biais d’un vote. Certains documents importants doivent être réalisés par le gérant avant de convoquer les actionnaires et les associés. On parle surtout de l’inventaire, du bilan, de l’annexe et du compte de résultat. En ce qui concerne le rapport de résultat, ce dossier décrira la situation de la firme au cours de l’exercice clôturé et sa croissance. Après avoir rassemblé les documents nécessaires, le dirigeant devra les mettre à la disposition des actionnaires et associés de la société soit un mois avant la convocation. Le commissaire aux comptes et le comité doivent ensuite les recevoir.
Suivant la taille de votre entreprise et du nombre d’actionnaires, vous devrez certainement organiser votre assemblée générale dans un centre de congrès afin de pouvoir accueillir tout le monde.
Envoyer une convocation régulièrement
Dans les SARL (Société À Responsabilité Limitée), seuls les dirigeants ont le droit de convoquer une Assemblée Générale annuelle. Cette tâche est, par contre, confiée au Conseil d’Administration dans une société anonyme. Le président d’une SAS ou Société par Actions simplifiées peut aussi réaliser la convocation d’une AG. Conformément à la loi en vigueur, l’approbation par les actionnaires ou associés des comptes de l’entreprise au cours de l’AG doit être effectuée dans les six mois de la clôture de l’exercice. Les gérants de la société peuvent prolonger ce délai en adressant une requête au Président du tribunal de Commerce. Toutefois, ils risquent d’être sanctionnés pénalement en cas échéant.
Fixer un ordre du jour explicite est aussi une tâche confiée au chef d’entreprise dans sa convocation pour que ses associés puissent poser leurs questions. Bien sûr, le dirigeant devra donner des réponses concluantes au cours de la séance. Ils pourront, d’ailleurs, modifier ou compléter le texte des résolutions.