
Le métier de secrétaire d’école est un rouage essentiel pour assurer le bon fonctionnement de nos établissements scolaires. Ce poste demande des compétences administratives, relationnelles et organisationnelles. Cet article vous informe sur les différentes étapes pour devenir secrétaire d’école et les qualités requises pour exercer ce métier.
Les missions du secrétaire d’école
Le secrétaire d’école occupe une position centrale dans l’organisation d’un établissement scolaire. Ses missions sont nombreuses et variées, allant de la gestion administrative à l’accueil des parents et élèves, en passant par le soutien aux enseignants. Parmi les principales missions du secrétaire d’école, on retrouve :
- Gestion administrative : assurer la réception, le traitement et la transmission des informations internes et externes ; gérer les plannings ; organiser les réunions ; préparer les documents nécessaires aux instances pédagogiques et administratives.
- Gestion financière : suivre le budget de l’établissement ; effectuer des opérations comptables ; participer à la préparation du budget prévisionnel.
- Gestion des ressources humaines : tenir à jour les dossiers individuels des enseignants ; gérer les remplacements en cas d’absence ; prendre en charge les démarches administratives liées à l’embauche, à la formation et au départ des personnels.
- Accueil et relation avec les familles : recevoir et orienter les parents et élèves ; assurer le suivi des inscriptions ; répondre aux demandes d’information ; participer aux réunions de parents d’élèves.
La formation pour devenir secrétaire d’école
Pour exercer ce métier, il est nécessaire d’avoir une formation en secrétariat ou en administration. Le niveau de diplôme requis varie selon les établissements : certains demandent un BEP, un CAP ou un BAC professionnel dans le domaine du secrétariat, tandis que d’autres exigent un niveau BTS. Les formations les plus couramment mentionnées sont :
- BEP MSA (Métiers des Services Administratifs)
- CAP Employé de bureau ou CAP Employé administratif et commercial
- BAC pro Gestion-Administration (GA)
- BTS Assistant de gestion PME-PMI ou BTS Support à l’action managériale (SAM)
Ces formations permettent d’acquérir les compétences techniques nécessaires pour mener à bien les missions du secrétaire d’école. Toutefois, il est également possible d’accéder à ce métier par la voie de la promotion interne ou par la validation des acquis de l’expérience (VAE).
Les qualités requises pour exercer ce métier
Le métier de secrétaire d’école requiert des qualités relationnelles, organisationnelles et administratives. Voici quelques-unes des compétences clés :
- Sens de l’organisation : il est essentiel de pouvoir gérer les priorités et de planifier son travail afin d’assurer un suivi efficace des tâches et des événements liés à la vie de l’école.
- Rigueur : le respect des procédures administratives, la tenue à jour des dossiers et le suivi rigoureux du budget sont autant d’exigences qui nécessitent une grande rigueur dans l’exercice de ce métier.
- Aisance relationnelle : le secrétaire d’école est en contact avec tous les acteurs de la communauté éducative (enseignants, élèves, parents, personnels administratifs) et doit être capable d’instaurer un climat de confiance et de bienveillance.
- Sens du service : il doit être capable d’écouter, de répondre aux attentes et aux besoins des usagers, et de proposer des solutions adaptées aux problèmes rencontrés.
- Maitrise des outils informatiques : le secrétaire d’école doit être à l’aise avec les logiciels bureautiques classiques (traitement de texte, tableur, messagerie) ainsi qu’avec les outils spécifiques à la gestion des établissements scolaires (logiciels de gestion, d’emploi du temps, etc.).
Les perspectives d’évolution professionnelle
Le secrétaire d’école peut évoluer vers des postes à responsabilité au sein de l’établissement ou dans d’autres structures du secteur de l’éducation. Il peut ainsi envisager une reconversion en tant que gestionnaire administratif, responsable des ressources humaines, directeur administratif et financier ou encore secrétaire général.
D’autre part, il est possible de se spécialiser dans certains domaines tels que la gestion financière, la communication ou les relations internationales en suivant une formation complémentaire.
Le métier de secrétaire d’école offre donc des perspectives intéressantes pour celles et ceux qui souhaitent s’investir dans le fonctionnement quotidien de nos établissements scolaires et contribuer à leur réussite.